Gérer les demandes de congés des employés et comment élaborer une politique efficace

Dans de nombreuses entreprises, il incombe aux professionnels des RH de résoudre ce problème et d'autres encore lorsque les employés demandent des congés payés. Par exemple, comment instaurer une culture d'entreprise qui encourage les employés à prendre le temps de se ressourcer ? À l'inverse, quelle est la limite à ne pas dépasser en matière de congés ? Et quand est-il acceptable de refuser une demande de congé ? Ce guide rassemble de bonnes pratiques et des questions pour vous aider à définir votre politique de congés.

Une fois votre politique de demandes de congés créée, vous devrez la mettre en œuvre auprès de votre équipe. Le logiciel RH intuitif de Monrespro RH vous permet de personnaliser votre politique de congés, de gérer les demandes et d'accéder à des analyses RH en temps réel pour suivre en continu l'évolution des congés au sein de votre entreprise.

3 bonnes pratiques pour gérer une politique de congés

Ce guide propose des idées de bonnes pratiques et souligne l'importance d'une politique claire en matière de congés. Voici quelques points à prendre en compte :

1. Instaurer une culture intentionnelle autour de la politique de congés.

Votre politique de congés peut stipuler une chose, mais votre comportement en tant que manager déterminera, en fin de compte, les attentes de vos employés concernant les demandes de congés. Par exemple, si les demandes de congés sont approuvées dans 99,9 % des cas et que, de ce fait, la politique paraît flexible, vous risquez de vous retrouver en difficulté si vous décidez de refuser une demande en vous appuyant sur un motif prévu par la politique.

2. Communiquez votre politique de congés.

Définissez clairement votre politique de congés pour éviter d'improviser en cas d'urgence ou de demandes inattendues. Une politique claire facilite la prise de décisions et garantit un traitement équitable.

Par exemple, si un employé demande un congé prolongé et imprévu en pleine saison, une politique bien définie fournit aux gestionnaires le cadre nécessaire pour prendre des décisions éclairées, tout en équilibrant les besoins des employés et les exigences de l'entreprise.

Détaillez votre politique de congés dans un manuel destiné aux employés. Assurez-vous que les gestionnaires et les employés en prennent connaissance, puis passez-le en revue lors de l'intégration. L'équité et la compréhension des règles n'en seront que plus simples.

3. Traitez les employés avec respect.

Lorsque la gestion des demandes de congés des employés devient complexe, privilégiez le respect de ces derniers. Traitez chaque demande avec considération, en reconnaissant son importance pour la personne concernée. La résolution des demandes inhabituelles est délicate, car le respect peut s'exprimer de manière contradictoire (assouplir les règles ou faire preuve d'équité).

Analysez chaque situation avec soin, en faisant preuve de discernement et en comprenant les conséquences pour l'organisation. Si un refus s'avère nécessaire, expliquez-en les raisons avec respect. Les congés sont un avantage précieux ; il est donc important de bien les gérer. Facilitez les conversations difficiles grâce à notre guide pratique .

10 conseils pour créer une politique de congés payés efficace

Des règles claires permettent d'éviter les malentendus et, par conséquent, les conversations difficiles. Les conseils suivants vous aideront à établir des règles de base pour les demandes de congés.

1. Déterminez le nombre de jours de congés payés offerts par votre politique de congés.

Déterminez le nombre de jours de congé que vous souhaitez accorder à vos employés. Cherchez à trouver le juste équilibre entre un équilibre sain entre vie professionnelle et vie privée et le maintien de la productivité de l'entreprise. Renseignez-vous sur les pratiques courantes dans votre secteur et évaluez votre capacité de charge de travail. Votre entreprise pourra-t-elle faire face aux absences de vos collaborateurs ? Combien de membres de l'équipe peuvent être absents simultanément ? Déterminez si cette règle s'applique à des équipes spécifiques.

2. Élaborez votre processus de comptabilisation des charges à payer

Déterminez comment vos employés peuvent accumuler des jours de congés payés. S'agit-il de jours acquis à chaque période de paie ? Mensuellement ? Ou annuellement ? Vous pourriez envisager une option de congés payés illimités . Les employés pourront-ils bénéficier d'un nombre de jours de congé supplémentaires en fonction de leur ancienneté au sein de votre entreprise ?

3. Vérifier qui ne demande pas beaucoup de congés payés.

Beaucoup de ceux qui n'utilisent pas tous leurs congés estiment ne pas avoir besoin de plus de temps libre (52 %), craignent de prendre du retard (49 %) ou se sentent coupables de surcharger leurs collègues (43 %), selon le Pew Research Center .

En clair, ce refus de faire des pauses est  néfaste pour les employés . Il peut nuire à leur santé et à leur bien-être, ainsi qu'à leur performance au travail. Discuter avec eux de l'importance des congés et leur faire comprendre leurs bienfaits peut donc contribuer à prévenir l'épuisement professionnel.

En dernier recours, vous pourriez envisager d'imposer des congés aux employés. Toutefois, la contrainte engendre rarement le respect mutuel ; n'y recourez donc qu'en dernier recours. Pour une gestion efficace des congés payés, encouragez les employés à prendre des vacances, tant par des entretiens individuels que par l’instauration d’une culture d’entreprise valorisant les congés. Aussi difficile que cela puisse être à accepter pour certains, il est finalement bénéfique pour tous que les employés prennent des congés de manière appropriée.

4. Établir une politique de préavis minimal pour les demandes de congés.

Cela dépend de la durée des congés payés demandés par les employés. Un préavis de deux semaines peut suffire pour quelques jours de congé, tandis que deux semaines de vacances peuvent nécessiter un préavis plus long.

5. Disposer d'un formulaire standardisé de demande de congé payé

Une ambiance décontractée peut être bénéfique pour la culture d'entreprise, mais un laxisme excessif dans la gestion des demandes de congés peut s'avérer contre-productif. Un système formel, mais simple, est préférable.

6. Indiquez clairement dans quelles circonstances les employés ne peuvent pas demander des congés payés.

Certaines périodes de l'année sont généralement plus demandées en matière de congés, comme les fêtes de fin d'année , les vacances scolaires ou l'été. Si votre entreprise doit bloquer certaines dates avec des congés limités ou inexistants, informez-en clairement vos employés actuels et potentiels et utilisez ces périodes de blocage avec parcimonie. Bien que la décision finale revienne à l'entreprise, il est important de noter que certaines saisons sont plus chargées, ce qui peut compliquer la gestion des demandes de congés.

7. Préciser la fréquence à laquelle les employés peuvent demander un congé.

Si votre politique de congés est stricte quant à la fréquence des congés, assurez-vous qu'elle soit clairement communiquée aux employés. Ils ne peuvent peut-être demander des congés qu'un certain nombre de fois par mois, par trimestre ou par an.

8. Déterminer comment gérer les chevauchements

Cela va arriver. Plusieurs employés demanderont le même congé et vous ne pourrez pas satisfaire toutes les demandes. Dans ce cas, vous serez bien content d'avoir un système de gestion des demandes de congés.

Les systèmes populaires comprennent :

• Premier arrivé, premier servi : le premier à en faire la demande obtient le congé.
• Évaluation fondée sur les motifs : Évaluer et hiérarchiser les motifs des demandes de congé.
• Historique des demandes précédentes :  Les personnes ayant pris le moins de congés sont prioritaires.
• Critères d'ancienneté :  la priorité est donnée à celui qui travaille dans l'entreprise depuis le plus longtemps.

9. Mettez en place un calendrier central accessible à tous les employés.

Cela permet à chacun de consulter les congés de ses collègues, réduisant ainsi le risque de demandes simultanées et de conflits. La gestion des congés payés devient plus simple, car tous les employés disposent d'une vue d'ensemble claire des absences de leurs collègues. Cela peut même leur donner un sentiment de contrôle.

10. Inciter les employés à travailler pendant les périodes de forte activité.

Offrir des incitations lors de la gestion des demandes de congés est particulièrement utile pour les entreprises saisonnières. Pensez aux vendeurs de sapins de Noël, au personnel hôtelier pendant la haute saison, aux coiffeurs après les vacances scolaires, etc. Les experts-comptables peuvent également être concernés, car certaines périodes de l'année sont beaucoup plus chargées que d'autres. De même, les agences de voyages, les organisateurs de mariages et bien d'autres. Cela pourrait prendre la forme d'heures supplémentaires , par exemple.

Modèle de formulaire de demande de congé payé

Il est facile d'uniformiser votre politique de congés payés afin que chaque employé bénéficie d'un traitement équitable. Bien que chaque entreprise soit différente, la plupart des organisations auront besoin d'informations similaires de la part de leur personnel pour autoriser leurs congés.

Voici un modèle de formulaire de demande de congé de base que vous pouvez utiliser et adapter à votre politique selon vos besoins :

Comment les employés soumettent-ils leurs demandes de congés payés ?

Avant de finaliser votre politique de congés, vous devrez également réfléchir à la manière dont les employés soumettent leurs demandes ; cela vous permettra de traiter chaque demande de manière rapide et cohérente.

Voici quelques méthodes possibles :

• Courriel :  Un bon moyen de centraliser les demandes. Vous pouvez même créer une boîte de réception dédiée aux demandes si nécessaire.
• Formulaires :  De nombreux formulaires numériques permettent d’envoyer les résultats directement dans une boîte de réception ou dans une application de suivi. L’impression est également possible si vous préférez une approche plus traditionnelle ou plus formelle.
• Systèmes de gestion :  une approche plus simple et plus efficace. Ils vous permettront de gérer les demandes et de suivre les niveaux de congés payés depuis une interface unique.

4 raisons valables pour refuser une demande de congés payés

Bien que ce ne soit pas l'idéal, il arrive que le refus de demandes de congés soit nécessaire. Vous trouverez ci-dessous quelques exemples de situations susceptibles d’entraîner de tels refus, ainsi que des conseils pour gérer équitablement les demandes de congés dans ces cas-là.

La demande enfreint la politique relative aux congés.

Il arrive parfois qu'une demande ne soit pas conforme à votre politique. Dans ce cas :

• Respectez la politique de l'entreprise en matière de congés. Cela garantit que votre culture des congés demeure conforme aux directives de votre organisation.
• Ne faites pas de règle. De même que l'introduction d'une espèce envahissante peut détruire un écosystème, des exceptions injustifiées aux politiques de l'entreprise peuvent éroder la culture d'une organisation.
• Si une décision contrevient à votre politique de congés, discutez-en. Engagez la conversation et documentez-la. Que vous approuviez ou non, cette documentation vous permettra de maintenir une certaine cohérence à l'avenir et pourra même s'avérer utile si quelqu'un remet en question une décision similaire ultérieurement.

Leur absence a un impact négatif sur les opérations

Si l'absence d'un employé a un impact négatif sur votre entreprise et son fonctionnement, vous pourriez être amené à refuser sa demande.

• Envisagez de refuser les congés pendant les périodes critiques. Assurez-vous d'être prêt à justifier votre refus. Il peut être complexe de quantifier le coût d'opportunité pour l'entreprise lorsqu'un employé souhaite prendre un congé à un moment inopportun, mais c'est indispensable.

Ils demandent des congés excessifs.

Il est important que les congés soient équitables pour tous, et l'un des moyens d'y parvenir consiste à limiter le nombre de jours de congé autorisés. Bien entendu, des circonstances exceptionnelles doivent être prises en compte, mais si un employé demande un nombre excessif de jours de congé, il peut être nécessaire de refuser sa demande.

• Si l'absence se prolonge trop, discutez d'un congé. Il existe parfois des raisons valables pour une absence prolongée, mais assurez-vous d'en avoir connaissance auprès de votre employé.
• Il convient de prendre en compte l'impact sur l'équipe. Les absences prolongées peuvent alourdir la charge de travail des autres membres de l'organisation, les démoraliser et nuire à leur performance. Lorsque ces absences prolongées entraînent une baisse des performances, le point évoqué précédemment, concernant les difficultés rencontrées par l'entreprise, prend tout son sens.
• Tenez compte des conséquences pour l'employé. La Harvard Business Review suggère que les personnes qui prennent des congés plus régulièrement sont moins susceptibles de quitter votre organisation.

Préavis insuffisant

Les employés doivent veiller à donner un préavis suffisant avant de demander un congé. Par conséquent, si vous traitez une demande soumise tard dans la journée :

• Vérifiez la validité du motif invoqué. Des absences fréquentes et de dernière minute peuvent peser sur les coéquipiers et donner l'impression d'un manque de professionnalisme.
• Expliquez les conséquences des absences soudaines si elles deviennent une habitude. Discutez de l'impact des absences spontanées avec l'employé. Il peut avoir besoin de s'absenter de temps en temps , mais des problèmes surviennent lorsque cela devient une routine et pèse sur ses collègues.

Gestion des demandes de congés des employés

Même si vous gérez correctement les demandes de congés de vos employés, vous pouvez, par inadvertance, accorder des congés excessifs aux mêmes employés et vous aliéner certains d'entre eux, qui ont l'impression de toujours porter la charge supplémentaire.

Un logiciel adapté simplifie le suivi des congés. Il permet d'identifier les disponibilités insuffisantes et de contrôler les prises de congés des employés.

Voici quelques éléments à prendre en considération :

• Communiquez clairement dès le départ. Assurez-vous que vos employés connaissent les règles de votre politique de congés dès leur arrivée.
• Fixez des échéances. Lors des périodes de forte activité, communiquez l'information à tous les employés simultanément. Soyez équitable : par exemple, appliquez le principe du premier arrivé, premier servi. Vous pouvez aussi envisager un système de rotation. Privilégiez l'analyse logicielle avant de prendre vos décisions, plutôt que de décider sur-le-champ.
• Récompensez le travail aux heures de pointe. Encouragez les employés plutôt que de les pénaliser pendant les périodes chargées. Proposez, par exemple, des heures supplémentaires , une réduction du temps de travail les jours suivants ou des horaires plus flexibles. Ces mesures peuvent contribuer à équilibrer les demandes. En cas de demandes contradictoires, examinez les raisons et prenez une décision équitable. Évitez le favoritisme et faites preuve d'objectivité en tenant compte de tous les éléments.
• Soyez flexible. Acceptez les échanges d'horaires pour faire face aux imprévus. Un logiciel de planification peut simplifier cette gestion. Trouvez un équilibre entre structure et flexibilité pour garantir une répartition équitable des congés.
• Faites tourner les plannings. L'utilisation de plannings rotatifs permet de pallier les problèmes de favoritisme. Les outils de planification peuvent automatiser ces rotations, ce qui réduit le risque d'erreur humaine.
• Suivez les demandes de congés. Enregistrez les dates, les motifs et la fréquence des congés pris par les employés afin de prévenir tout abus. Cela vous permettra d'identifier des tendances. Certains employés abusent-ils des congés ? D'autres, au contraire, les utilisent-ils trop peu ?
• Faites preuve de discernement. Évaluez la situation en fonction de la charge de travail, des heures travaillées et du bien-être des employés . Les règles sont les règles, mais des règles trop rigides sont néfastes. Soyez flexible pour contribuer à prévenir l'épuisement professionnel.

Prochaines étapes : gérer votre politique et veiller au bien-être de votre équipe

Maintenant que vous savez que la gestion des demandes de congés est essentielle pour prévenir l'épuisement professionnel, il est temps de mettre en place un système qui facilite la gestion des congés payés. Définissez des politiques de congés payés claires, puis systématisez-les avec le logiciel de suivi de Monrespro RH pour faciliter la paie et la planification des effectifs.